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怎么做好办公室主任角色？
领导,办公室主任,办公室怎么做好办公室主任角色？
发布时间：2020-12-06加入收藏来源：互联网点击：
用我们主任的话说就是：公司其他部门不管的事我们部门都要管，没有哪一个部门的工作职责有我们办公室这么多。
作为办公室主任，对部门的工作内容要熟悉，对下属的工作要了解。你可以不用每份工作都很精通，但是每份工作你都要有一定的理解，这样才能管理好部门的工作，给下属以指导，完成公司交代给你的各项任务。
不管是我们哪个人的工作，我们在做决策时都需要向主任汇报，而主任通常都能给我们一些建议，有的时候他也不清楚的，会反过来跟我们请教，然后再找其他人询问，最后跟我们一起找出一个比较合适的方法来做。
我们部门的职能很多也很杂，没有哪个专业是可以包含这些内容的，所以办公室主任这个职位没有专业出身的，都是半路升到这个职位的，我遇见的两个办公室主任，一个是学技术出身的，一个是做生产出身的，对于他们来说，要在这个职位上做好，自身的努力是很重要的。
无论你是跟他聊天文地理还是科技领域，是娱乐趣事还是生活常识，又或者是职场技能，他们都能跟你泛泛而谈，我觉得我们主任真是博学多闻，什么都可以聊两句。要做到这种程度，我觉得需要做好3下几个方面：
1、掌握好本职工作需要的技能
做办公室主任，首先要做的就是做好本职工作，这是公司给你的基本任务，这个做不好，其他的工作做得再好都没有用。那么一个办公室主任该掌握哪些工作技能呢？我认为以下5点比较重要：
公司的各项制度，领导和自己做决策时要符合公司制度。
各种管理理论和实际操作经验，自己管理部门时需要。
公文写作的知识，需要经常给领导写稿子，自己有时候也会要写文件。
办公技能，比如word、excel、ppt等，常用的办公软件都要熟悉。
各种公司可能用到的政策，要及时了解这方面的信息，并不断更新。
2、对于自己不擅长的知识，要知人善任
我遇到的两个办公室主任，他们自己本身是比较优秀的，有一定的实力的，但是人无完人，他们也有自己不擅长的地方。对于自己不擅长的知识，他们一方面加强自身的学习，另一方面就是知人善任，用熟悉这些知识的人去做这些事情。
我们办公室有一正一副两个主任，正职领导换过两次，副职领导没有换过，这位副职领导的业务能力很扎实，是公司的老员工，基本上办公室的各方面事务都比较熟悉，遇到各种突发问题他都能在短时间内想到解决办法。
我觉得这是一个合格的管理者的优点，因为人的精力是有限的，你不可能在所有方面都很精通，有些事要学会放权，让更专业的人去做专业的事，你只需要管好这个人就行了。
3、领导交办的任务就是工作，没有是不是你的本职工作的说法
办公室主任有一个重要的工作职责，就是为领导服务，很多时候某项工作领导找不到具体的承办的人，就交给办公室去做。这个时候，主任从来不会说这不是我们部门的工作，我做不了，他只会说自己尽力去办。
前几年公司要建新厂区，虽说是委托给建筑公司承建的，但是公司也要去管理，但是公司又没有相应的部门，最后就让办公室主任去负责了。你要说这种建筑方面的工作是办公室该管的吗？明显找专业的人或者部门去做这个工作更好，但是领导布置给你了，就是你的工作了。所以办公室主任就开始学习相关的知识，然后两三年间终于把厂区建好了，主任说自己都快学会装修了。
还有很多这样的例子，很多事按照职能来说，跟我们部门的工作并不相关，但是领导找不到合适的人去做，就让我们做了，大多数时候主任都能想办法完成工作，实在完成不了的，也会及时跟领导反馈，或者推荐更专业的人去做。
从人际关系方面来说，办公室主任要保持良好的人际关系
办公室主任因为部门的原因，需要接触的人很多，公司内部有：公司领导、其他业务部门、公司员工、员工家属等。公司外部有：相关单位、供应商等。
我遇到的两位主任，都是拿得起放得下，有时候为了完成任务，都是宠辱不惊的那种人。下面举3个例子：
1、面对上司的批评，虚心接受
我们办公室主任是总经理提拔的，但是我们部门服务的对象不仅仅是总经理，还有几个副总经理，部门职能中有一项就是作为各个领导的秘书，帮领导写材料。
因为是总经理提拔的人选，所以有个别副总经理对主任并不满意，有时候在公司级的会议上还会故意给他难堪，平时汇报工作时也会找问题，怎么写都不满意，有时候同样的材料换个人写，领导就认可，其实内容还是那些内容，领导针对的只是主任这个人。
但是不管领导是认可他还是不认可他，主任对各位领导始终是很客气，哪怕是领导骂他，他也是只解释一遍，然后就是虚心接受批评，次数多了，领导也不好意思总说他。
2、面对同事的不理解，虚心讨论
有一次领导说车间的员工最近有些散漫，让人力资源组织员工培训，让他们收收心，其实这件事车间是比较抵触的，但是领导安排了任务，主任不得不执行，他就找车间主任来协调时间。
然后车间主任就说：你们办公室是公司最厉害的部门，管着人和事，你是领导，你说怎么办就怎么办，我们服从就行了，不用找我商量。
我们办公室其他人听着都知道车间主任有情绪，但是领导就跟没听见一样，还是很客气地跟他商量，选他们生产工作不忙的时候培训，培训内容既有领导要求的，也有车间工人确实需要的，最后车间主任也没办法，人家好言好语地跟你说话，你总不能一直不配合，后来也就商量好了这件事。
3、面对未知的业务，不怕辛苦
公司建新厂区的时候，很多文件需要批复，需要去跑各个部门，我们主任以前也没接触过，都是现学现用，找各种人脉资源去打听，然后弄清楚每个文件应该找哪个部门，带着另外一个同事，两个人经常出去一跑就是一整天，辗转于各个部门，有时候相关办事的人不在，就在大厅外等着。
有时候在办公室刚坐下，人家那边一个电话打来说文件哪里有问题，主任立马就赶过去，请人家帮着指点问题，然后回来再改。
这些年，我见过主任很多次都是放低自己的姿态，为了完成工作任务很耐心的跟别人解决问题，其实他这个职位，在公司属于部门级的领导，而且还是在平级部门里面算是比较前列的了，这样的谦逊是比较难得的。
也就是在这一次次的经历中，主任教会了我，为什么在面试我的时候，问我认为人力资源部门是管理部门还是服务部门这个问题。
现在我才明白，人力资源不仅是做管理，也是做服务，我们服务的对象是公司的全体员工，要抱着一颗服务员工的心才能做好工作。
办公室主任要能守口如瓶
做办公室主任，很多时候都能接触到一些比较保密的信息，或者比别人更早的知道公司的一些决定，还有的可能对领导的个人事务比较了解。
所以，经常会遇到这样的情况：
有时候是公司开完会后，会有其他部门的领导来找主任坐下来聊两句，问问他刚才某个领导的发言是什么意思？有没有什么深意？
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