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如何组织一个高效的会议？
会议,参会,人员如何组织一个高效的会议？
发布时间：2019-02-08加入收藏来源：互联网点击：
如何组织一个高效的会议？
回答于 2019-09-11 08:43:50
回答于 2019-09-11 08:43:50
如何组织高效会议，这个在工作中会经常碰到。
会议最根本的是通过讨论解决问题。
针对日常问题，最好讨论后立即解决，那么立即解决的同时一定要记住要找到问题的原因和解决方案，而且一般必须2天内解决。
针对复杂的问题，要使用高级的问题解决工具。需要上升的问题，一定要将问题上升层级，因为可能我们某个层级不能做出相应的对策。
根本问题解决的6个步骤：明确问题，分析问题，优先排序和目标设定，明确责任规划执行，实施解决方案，评估解决方案并控制。这6步需循环使用才能将根本问题解决。
解决问题的方法知道后，会议进行就相对很快很高效了，时间，地点，参与人员，主题，找出根本问题，明确分析并解决，同时预防防范，如果当下咱们无法解决，需要上升层级来决定，需马上上升层级。
会议一般控制在20分钟之内最为适宜。
希望对您有帮助！
回答于 2019-09-11 08:43:50
关于会议效率，大多数人会告诉你，提前通知人员到位，提前计划安排场所、不迟到不早退等等，这些都是常识，这里，我要跟你分享的是，会议上该如何做，才能达到有效的目的？纪律和焦点，谁说了算？
01
在《六顶思考帽》一书中，作者从六种颜色的思考帽给我们讲了思考、会议、解决问题等方法。接下来我就从蓝色思考帽子这个方面给你分享。因为，有效做到“”蓝色思考”，就足以实现一场有效的会议了！
由上图我们可以知道蓝色思考代表的态度和具备的功能。1）态度：冷静、控制、统整。2）功能：正确提问、界定问题、制定和控制以及监督步骤、指派任务、归纳结论。
一般来说，任何会议的主持人都具有天然的蓝帽思考功能。那么，如何思考、表达才能有效沟通、解决问题呢？
要知道，思考最大的问题就在于混乱，开会时，大家总想一次解决很多问题。情感、信息、逻辑、希望和创意全都在头脑中挤作一团，就好像用球变戏法，结果却因为球太多而手忙脚乱。
02
因为我们总是根据过去的经验整理归纳出一个个“框架”，包括定义、类别或原理等等。所以大多数人习惯根据以往的经验建立各种标准情境，并据此判断新出现的情境该归入哪一个“标准情境框架”中。一旦做出判断，行动步骤就自然出来了。而这种做法，往往会出现不可知的错误判断！
关于这点，亚里士多德告诉了我们一种“容斥逻辑”可以解决这个问题： 需要个别评估的归为一类，需要进一步扩展的归为一类，只需要注意的归为另一类。
总结一下： 1） 蓝帽是控制之帽，蓝帽思考者负责整理思考本身，考察的也是探索主题所需的思考本身。 2）蓝帽思考负责监督思考，确保会议人员遵守会议规则。 3）蓝帽思考负责终止争论，执行纪律。 4）蓝帽思考负责小结、综述和总结。既可以在思考过程中不定期地进行，也可以在思考结束时进行。
03
最后，你还需要知道，会议主持人负责维持秩序，确保会议按既定议程进行。所以，作为领导或者会议支持人的蓝帽思考者负责定义思考所指向的主题、确定焦点、定义麻烦所在，以及为问题塑形，这些也是决定一场会议是否有效的关键。
另外，关于小结、结论、收获和报告时，你可以说：“我们来总结一下到目前为止都取得了哪些成果。”“我来回顾一下前面讨论的要点。”等等。
另外，开会前提前告诉会议人员，如果有人对总结有异议，要随时提出来，这点相当重要，因为没人知道你想的真正是什么，不小心就产生了误解，进而做出错误判断。
我是明月，早起，跑步，阅读，写作，英语达人，时间管理者，手帐爱好者，希望与更多志同道合的小伙伴在文字中相逢！且逢且关注！
回答于 2019-09-11 08:43:50
组织一个高效的会议，我觉得可以从以下几方面来应对：
1、拟订会议通知
提前确立好会议议题，并拟定一个会议通知发放给参会人员，会议通知包括会议时间、会议地点、参会人员、会议议题、会议形式（比如视频会议还是现场会议），还要明确会议汇报方式（PPT还是口头汇报）。提前通知的好处就是让参会人员提前明确议题，可以有针对性的去组织材料，献言献策。凡事预则立，提前准备则会更充分一些，充分发挥参会人员主观能动性去思考，避免临时抱佛脚。
2、做好会议前期准备工作
如果是正规会议，尤其是公司高层或者政府官员参与的那种，要提前布置会议室，比如横幅要不要准备，会议用的果盘、矿泉水、签到表和喜卡等等都要提前统筹。如果是视频会议，则要在会议前一个小时就要组织相关工作人员调试设备；如果是PPT类汇报，要提前调试好多媒体设备。
3、确立会议主持人
会议主持人非常有必要，他是掌控时间、节奏和会议主题的关键。如果没有会议主持人，比较容易出现这两种现象：一是参会人员像脱缰的野马，东一榔头西一棒槌的，讨论的内容开始偏离主题，越扯越远；二是大家谁也不主动发言，都不愿意去表现，容易冷场。这就需要会议主持的引导，让话题不偏离主题，同时控制好时间和节奏，调节气氛，带动大家发言的积极性。
4、会议以PPT形式效果更好
制作PPT可能会耗费时间和精力，但是PPT的好处是图文并茂，可以将主题直接明了的表达出来。而且参会人员制作PPT的过程也是将自己的所思所考进行再度加工的过程，可以带来更多的思考。如果参会人员仅仅是口头汇报，很多人形成一个腹稿后，就不再花心思和精力去琢磨和雕饰了。
5、做好会议纪要，明确职责到人
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