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日常做表格比较多，电脑桌面经常密密麻麻，请问有什么好的办法归类？
文件,桌面,文件夹日常做表格比较多，电脑桌面经常密密麻麻，请问有什么好的办法归类？
发布时间：2020-12-06加入收藏来源：互联网点击：
日常做表格比较多，电脑桌面经常密密麻麻，请问有什么好的办法归类？
回答于 2019-09-11 08:43:50
回答于 2019-09-11 08:43:50
你好，我是职场效率手册的老郑，在头条问答上学习和分享职场通识知识、技能，为你推荐效率工具和实用在线网址，希望共同交流，一起成长。
由于工作任务繁杂，经常看到同事的电脑桌面密密麻麻排满了文件夹、文件的图标，这样密集的布局让文件查找起来特别不方便，日子一久发现有些文件夹已经在桌面卧倒快一年了还没打开过。有没有更合适的高效整理方法呢?这里围绕三个方面来分享自己的一些心得体会：
规范命名
规范的文件命名方式，不仅可以让你在日后查找的时候，一目了然，更可以为日后归档整理打下坚实的前期基础。所以，要管理众多的表格文件，先试着在文件命名上下工夫。
对于正在操作的文件：我自己采用的是“类别+关键字+时间”的方式，比如“学校_主题教育汇总表_20191114.xlsx",你也可以根据自己的思维习惯把关键字设定到文件名中，记得，一定得有关键字。就像卖家的产品标题没有类别、属性等关键字，那么你是不大可能在大量的信息中快速找到这款商品的。
对于已经完成的文件：我会把文字名作细微的调整，就是把时间放到前面来，变成”时间+类别+关键字“，这样的改变看似作用不大，但在后期查找的时候，你就会发现有妙用，你能一眼找到那个最终版的文件。
对于文件夹的命名：我采用的是“序号+关键字”的方式，比如“01_学校”、“02_培训”等。
用一句话总结，就是命名是把关键字加到名字里，不要再建“新建Microsoft Excel 工作表“这样的文件了。
用好桌面整理
除了命名要注意外，我们平常不良的桌面操作习惯也要改变，试着用桌面管理软件让桌面变得尽量简洁高效。你可以试试Fences或者是腾讯桌面整理，这两款辅助工具占用资源较小，而且有一个特别重要的功能，就是能在桌面建立指向任意盘符任意层级文件夹的快速通道，这就相当于你在桌面有了一个vip通道，你可以把工作归档文件往里面放。
这里分享自己创建桌面格子的思路（以腾讯桌面整理为例）:
1、建立“近期学习”、“近期工作”、“个人资料”、“实用工具”等任务格子，还有一个就是“文件归档“的文件夹映射，指向D盘的”文件归档“文件夹。
2、将和最近工作相关的文件夹、文件创建到“近期工作”中；将已完成的内容拖动到”文件归档“任务窗格中。
3、保持这种习惯。
善用利器来辅助文件管理
当你习惯了对文件进行规范命名，习惯了定期整理桌面，你会发现你原先各种密密麻麻的表格文件图标在桌面消失了，它们跑到了该去的位置（d盘的文件归档），而如果再配合以下几款利器来进行管理的话，那么就更会理想了。向你推荐几款工具：
1、everything或火柴：使用它们能快速秒搜电脑里的文件，在需要查找文件的时候，除了桌面的vip通道外，你还可以调用出搜索的快捷键，然后输入关键字，快速定位到相关的文件上。
2、dropit：一款虽小但极其强大的文件管理神器，通过配置、协议的设置，你可以轻松将文件进行每月每周的归档整理。
3、石墨：你可以将一些需要协同操作的表格导入到石墨中，提升工作效率。
4、最近文档随身：这是腾讯桌面整理自带的一个实用功能，通过微信绑定，你在电脑端操作的表格文件，会自动同步到手机小程序端，如果部门领导需要相关的表格，即使你不在电脑前，也可以通过它快速地转发出去。
以上就是我对于文件管理的一些基本思路。关键字：规范命名、用好桌面管理、善用辅助工具。比较粗浅的认识，希望抛砖引玉，有更多的大神来分享下心得。
回答于 2019-09-11 08:43:50
因为工作原因，本身岗位就是计划管理，所以我的表格是相当多的，电脑桌面经常密密麻麻，请问有什么好的办法归类？这时候我的建议是如下：1、认识文件后缀名；2、有自己的命名规则；3、定期清理；4、存放位置；
认识文件后缀名
电脑桌面经常密密麻麻，我想不仅仅只有表格类的文件，也有可能有其他文件，这时候整理前系统的学习一下电脑的文件后缀名，也就是文件类型是非常有必要的，这样就可以根据文件类型来整理了。常见的文件类型我分了三类
办公类：
TXT：Windows文本文档
XLS：Microsoft Excel 2003电子表格
XLSX：Microsoft Excel 2007版本以上电子表格
DOC： Microsoft Word 2003文档文件
DOCX：Microsoft Word 2007版本以上文档文件
PPS：Microsoft Powerpoint幻灯片放映
PPT：Microsoft Powerpoint演示文稿
图片类：
JPE，JPEG，JPG：JPEG图形文件
GiF：动态图片文件
PNG：可移植图像文件
TIF，TIFF：标签图像文件格式（TIFF）位图
视频类：
avi：Windows视频文件
MP4：视频或音频文件
FLV：Flash视频文件
MKV：视频文件
MOV：QuickTime for Windows视频文件
这里就不一一介绍了，平时把系统的后缀名打开，有不认识的头条搜索一下就明白了
命名规则
一开始看到桌面密密麻麻的文件，不要急着整理，在整理之前理顺一下自己的文件的命名规则，如果文件的命名规则没有的话，整理起来就会大大打折扣，同时一个好命名规则，对于大脑可以起到一个加深作用。我来分享一下我的命名规则：
时间法：
以时间为规则命名，整体思路在非系统盘建立以年份为基准的文件夹，同时文件的命名为：“名称_日期"的命名规则
子文件夹为月份
文件名为：
名称+日期
地点法：
以工作地点命名，如一个公司一个文件夹，一个项目一个文件夹；前面分加上数字进行排序，想排在第一位的用 01、第二位的用 02
项目法：
前面的文件夹名称可以用项目的英文大写字母简称；这样可以精准定位，按下字母
组织法：
根据公司的组织架构来分：如下图
0 计划 ；1 制造 2 总装...........
定期清理
花了上面这样多内容来说明文件命名及文件类型，就是为了让你在整理桌面时候有目标去整理，首先一定要定期清理，还有每次保存文件的时候一定要保存到指定位置，不要放在桌面！不要放在桌面！不要放在桌面！重要的事情说三遍，因为桌面是系统盘所在位置，如果系统盘崩溃了，文件就有可能丢失。
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