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如何管理电脑里的办公文件？

文件,文件夹,自己的如何管理电脑里的办公文件？

发布时间：2020-12-06加入收藏来源：互联网点击：

2.分类的细化必然带来结构级别的增多，级数越多，检索和浏览的效率就会越低，建议整个结构最好控制在二、三级。另外，级别最好与自己经常处理的信息相结合。越常用的类别，级别就越高。

（三）文件夹系统的命名。

1.要为电脑中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则，这些规则需要我们自己来制订。最开始使用这些规则时，肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松，但一旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处时，相信你会坚持不懈地执行下去。

2.另外，从排序的角度上来说，我们常用的文件夹或文件在起名时，可以加一些特殊的标示符，让他们排在前面。比如当某一个文件夹或文件相比于同一级别的来说，要访问次数多得多或者更重要时，笔者就会在此名字前加上一个"1"或"★"，这可以使这些文件和文件夹排列在同目录下所有文件的最前面，而相对次要但也经常访问的，就可以加上"2"或"★★"，以此类推。

3.同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名，同类的文件最好存储在同一目录，如图片目录用image，多媒体目录用media，文档用doc等等，简洁易懂，一目了然，而且方便用一个软件打开。这样，当我们想要找到一个文件时，能立刻想到它可能保存的地方。

（四）单个文件夹的文件数量。

文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹里面有50个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件，浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下，就得考虑存档、删除一些文件，或将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹。另一方面，如果有文件夹的文件数目长期只有少得可怜的几个文件，也建议将此文件夹合并到其他文件夹中。

（五）定期整理文件。

如果一年前的文件还和你现在正要处理的文件摆在一起，如果几个月前的邮件还和新邮件放在一块，那你将会很难一眼找到你想要的东西。及时地处理过期的文件，备份该备份的，删除不需要的，是一个良好的习惯。我们要根据自己的实际工作和生活，设定一个合理的周期，对文件夹、文件进行分类和归档。

（六）持之以恒是关键。

建立完善的结构、规范化地命名、周期性地归档，这就是我们要做的。这并不复杂的操作却能大大提高我们的工作效率，节省我们已经很有限的时间。也许开头会很难，也许规则会很繁琐，但相信过不了多久，你就已经习惯于看到井井有条的文件与文件夹，并享受高效管理带来的快乐了。

回答于 2019-09-11 08:43:50

这么多人回答了怎么管理文件，我就从另一个角度来分析这件事。

办公文件基本是word、excel等文档，这些文件存储在企业服务器中、个人办公电脑或者云盘中。无论哪种方式，都存在一些问题，这些问题是由于网络的发展对办公方式的改变，使得企业对于协同办公的需求、数据的实时汇总分析以及数据的权限控制等引起的。单机文件很难满足企业在网络办公环境下的需求。目前看，只有数据库存储方式才能解决问题。或者说这是企业信息化发展的一种必然结果---数据在线化。如何快速实现数据在线化，就要依靠管理系统，例如魔方网表这样的五弟阿玛开发平台。甚至可以说，传统办公文件的管理方式，基本是开人，而数据库存储方式，靠的是管理系统。两者相比，数据库的存储优势就非常明显了。供参考

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