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如何提高公文写作能力?
公文,公文写作,自己的如何提高公文写作能力?
发布时间:2020-12-06加入收藏来源:互联网点击:
比如一个关于火电机组脱硫脱硝技术改造的培训通知,不能直接说何时何地在哪开某某会,一定是在开头交代清楚开会的原因,是根据党中央关于生态环保的的要求,加强电厂有关人员对于环保政策、脱硫脱硝最新技术的认识,中间交代清楚会议的内容,接下来说明白会议的时间、地点、人员和参会要求。
2.第二种是并列结构,是以互不关联、相互独立的若干自然段阐述同一个主题,这种结构常用于工作报告或总结等一些略长的公文,其他类型公文的局部结构也常常会采取这种并列式的逻辑。
比如某一年政府工作报告中关于年度工作回顾的部分,从各个方面总结了上年度取得的成绩,每个部分单独成段,比如经济运行保持在合理区间、经济结构不断优化、发展新动能快速成长、改革开放取得新突破、人民生活持续改善。内容涉及宏观经济、科技创新、体制改革、民生福祉等,每一段的内容互相独立,但都是在说一年来取得的成绩。
每一段的内容并不直接关联,单拎出来每一段都是独立描述某一方面的工作,是一个聚焦的点,但不同的点都隶属于同一个大的主题,这样由点到面的描述方式,能够较好地反映出某件工作的全貌。
3.第三种是递进结构,这种结构是按照事物发展规律,或人的常规思维习惯,来推演递进。这种递进方式也有很多种:
(1)一是按照问题分析思路递进。比如一篇关于机构改革的请示,首先要发现问题,由于近年公司国际业务开展迅猛,监管机构对海外业务有专门的监管要求,公司的在国际业务方面的管理较为薄弱,存在漏洞。然后再进一步剖析问题,这个问题产生的原因是公司总部缺乏专业的国际业务管理处室,导致下属单位在自行开展国际业务的工程中缺乏统筹,甚至造成恶性竞争。分析完问题,下一步就是提出解决措施,建议在公司总部企管部设立国际处,统筹管理公司海外业务。
这也是当下比较流行的思维方式,就是以问题为导向,首先发现问题、找到问题,然后分析问题,追本溯源,剖析原因,最后提出解决措施。在体制内工作,经常要写一些查摆问题、建言献策的公文,遵循的基本就是这种套路。
(2)二是按照主次关系递进。一般把重要的事放前面,影响面最大最广的放前面,次要的和细分的放后面。这就是一个从大到小的过程。再举个例子,为了加强环保管理,国资委下文要重点类排放企业加强环保管理,要求设置专门的部门。我们收到文件后,要落实这些要求,就给领导写签报,签报最后提了3条建议,首先是加强组织保障,增设专门负责环保管理的处室与编制;第二是加强制度建设,计划新编制几项环保管理有关的制度;第三是加强排放数据监测,要求下属单位及时报送数据。这三条建议中,增设处室,这种事体制内的朋友都心知肚明,属于是创造晋升机遇的好事,也最重要,所以放在最前面说;制度建设次之,放在第二位;数据监测则属于日程管理,显然没有前两项重要,就放在第三位。
(3)三是按照时间或空间递进,比如时间上从远及近,空间上从国际、国内,到本地区、本领域。企业在编制“十四五”发展规划的时候,有一部分内容是外部环境分析,通常的写法是先分析国际情况、再分析国内情况、然后分析重点区域情况和相关行业的情况。再比如汇报某个建设项目的进展情况时,可以按照时间逻辑来描述,什么时间获批建设,什么时间成立筹备组,什么时间完成设计,什么时间完成施工,什么时间投产使用,用时间线的方式描述,可以让人一目了然的了解项目的整个生命周期。
二、用逻辑思维来阐述观点
如果说文章的框架结构属于宏观层面的话,那么微观层面的逻辑思维,也就是表达方式的逻辑性同样重要。我看过这样一个小段子:
一位局长的秘书请假了,办公室的另一位刚毕业的同事临时顶替,局长发微信问他今天的中管领导碰头会议安排在什么时间,他给领导回微信说:
“上午九点半基建处的赵处长要去市政府开会,下午四点要去上海出差,办公室的李主任下午一点到两点要用会议室接待督察组,哦,对了!赵处长大概是中午12点回来。局长,我把碰头会给大家安排在下午两点到三点了,你看怎么样?”
局长收到微信后,看了半天才回复,好吧。局长秘书第二天上班后,看了他发的微信,帮他调整了一下:
“局长,我把会议给大家安排在下午两点到三点了,是这样的,上午九点半基建处的赵处长要去市政府开会,大概中午12点才回来,然后下午四点要去上海出差,中间一点到两点办公室李主任还用会议室接待督察组,所以,安排下午两点到三点是最合适的。”
第二种表述是不是要好很多呢?这就是逻辑感,我发现工作和生活中很多人无论是说话还是写文章都不太注重逻辑,这也是之所以人与人沟通时经常产生误会。缺乏逻辑,你的本意就很难让人理解。通过公文写作来养成逻辑思维能力,对个人提升也十分有益。
在文字表述方面,我们可以遵循金字塔原理,金字塔原理有三项基本原则:
一是结论先行,一般把中心思想,核心观点摆在前面,也可把各类观点作为自然段的标题。
二是归类分组,合并同类项,把零散的事情归类,按类别放在一起,再通过合理的逻辑顺序把不同类别的内容串联起来。
三是逻辑递进,每个局部自然段,按照一定逻辑,展开描述。
结合上面那个例子,后来秘书调整后的汇报,就遵循金字塔原理,首先说结论,建议两点到三点开会,然后按人物进行分类,最后将赵处长的安排以时间顺序展开描述,阐述选择两点到三点开会的原因。大家也可以想一想,是不是日常很多事情都可以用这种方式去汇报呢?
三、公文中常见的逻辑错误
我总结出公文写作常见的6种逻辑错误,给大家分享一下,可以思考一下平时自己写材料有没有犯过类似的错误。
错误1:从属错乱
这种错误常见于两个事物之间存在隶属关系,如A包括B,B是A的一部分。
比如“能源”和“电力”,“能源”包括“电力”,“电力”隶属于“能源”,如果写材料时出现“本区域能源和电力领域的企业一季度营业收入同比上升”,这就是从属关系错乱。
再举个例子:一位同事写的支部活动新闻简报中,将参与人员写成了部门全体干部职工及党员参加了此次活动。这就是典型的包含逻辑错误,部门全体干部职工自然包含党员,所以不能把两者并列描述。
错误2:交叉并列
两个概念有一部分相同的含义,又有一部分不同的含义,也就是他们之间存在交叉关系,比如一篇通讯稿中有这么一句话“在疫情防控阻击战中,本单位青年和工人主动放弃春节假期,火速返岗复工复产”,这其中“青年”和“工人”两个概念就有交叉关系,如果在写作时并列使用,就会引起歧义。
错误3:概括不当
定义或概括某个事物时,所用的概念应该准确表达意思,像这句话“济南的环境污染属于煤烟型污染”,这里面“环境污染”的概念就太大了,用“大气污染”就会更贴切。
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