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如何缩小项目计划与执行之间的差距？

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发布时间：2016-12-08加入收藏来源：互联网点击：

问题补充： 如何缩小项目计划与执行之间的差距？

回答于 2019-09-11 08:43:50

回答于 2019-09-11 08:43:50

缩小项目计划和执行之间的差距是一个常见的项目挑战。计划和执行差距很小的项目反而并不常见。

计划从来都不是线性的，其中涉及大量变量和不确定性，使执行更加困难。有句老话，“说起来容易做起来难”。在制定项目计划时，项目经理要考虑到每个活动的持续时间、资源需求和成本的现实估计，同时牢记项目的最终目标。尽管进行了细致而严谨的规划，但制定项目计划和按照商定的计划交付项目之间存在着巨大的差异。

当项目开始执行时，项目计划就会生效。一个项目要经过多个阶段才能成功执行。主动识别项目风险，与多个利益相关者合作，将缓解措施落实到位，并解决执行阶段遇到的挑战，从而确保项目成功。



项目经理应预见可能影响项目执行时间、成本和质量的潜在障碍，并解决这些障碍以确保项目成功。关键是理解这些差距如何影响项目生命周期，并相应地制定战略。





下面列出了一些策略，有助于弥合任何项目的计划和执行阶段之间的差距：

从目标开始

首先要清楚地理解目标。任何项目的最终目标是什么？争取以最小的干扰成功上线。

在8Manage PM项目管理系统中，项目框架使项目经理能够从一开始就了解客户的期望，并在计划时牢记最终结果。项目经理应始终将时间和精力集中在可以控制的事情上。该策略允许明确定义的目标和目的，并有助于监控关键活动。

参与和责任

在计划开始之前，让关键利益相关者和核心项目团队参与端到端的项目计划和执行至关重要。沟通在确保所有关键成员明确其在项目中的角色和责任以及预期的时间表和可交付成果方面发挥着重要作用。这确保项目团队了解整个项目可交付成果及其在项目中的作用。这也确保了项目团队成员能够控制要执行的任务。

8Manage PM的工作分解结构（WBS）可实时审计追踪每个项目活动或可交付成果。在 8Manage 中，计划和执行是密不可分的，实时同步更新的，一个项目有且只有一个当前计划，所有的责任划分与执行状况一目了然，团队成员可以实时共享最新的项目进展情况。

透明度和沟通是计划执行的基石。如果每个人都能看到自己的贡献，以及了解其如何融入到更大的项目交付成果中，他们就更有可能按照所需的质量标准及时完成分配给他们的行动。

有效的业务变更请求管理

变更管理是在实施之前对项目的任何变更（例如范围、可交付成果、团队结构、SLA/KPI、时间表和成本）进行正式定义、评估和批准的方法。该过程需要完成各种控制程序，以确保如果实施，变更将对项目目标造成最小影响。

有效的变更管理确保所有变更活动都得到良好的计划和衡量，以便在适当的时间为项目团队提供适当的领导、指导、工具和所有权。任何项目的成功都取决于人们对改变的接受程度。8Manage 提供了一个框架，帮助项目团队有效地管理问题与风险，提高项目的成功率。

稳健的治理模式

在过渡期间，通过同步的会议和报告节奏，采用稳健的治理方法，有助于保持完全的透明度，并确保所有关键利益相关者随时了解项目进展和项目中的任何风险/问题。定期召开多层治理会议，确保在适当的讨论上迅速做出决策，以支持任何风险缓解。

项目经理应根据项目的范围、时间表、复杂性、风险、利益相关者和重要性，概述治理会议期间要涵盖的关键活动。

活动包括每周内部和外部治理电话会议、指导委员会会议、提出问题的公开论坛、找到解决方案、详细沟通和上报矩阵。

8Manage PM提供项目模板和规则控制，帮助项目团队把有效实践定义作为标准流程，并允许项目团队在实际执行过程中以鼓励或强制的方式来规范执行。

开放灵活

改变是不可避免的，但仍然难以接受。

项目经理将面对不同类型的项目，因此，项目经理应该对影响计划的业务环境变化持开放态度，并且应该能够融入每个项目。适应能力强并且能够纠正项目进度是项目经理必须具备的一些品质。

结论

如何保证科学合理的计划，同时令项目管理计划真正落实并执行，是考量企业项目管理是否成功的重要标准。8Manage PM使人们可以同时从静态与动态角度观察事物，把握全面的信息，合理地调整计划，确保项目的有效执行。