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怎样发电子邮件(你还在这样发电子邮件吗？职场中应该注意的电子邮件礼仪)

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发布时间：2016-12-08加入收藏来源：互联网点击：

如今，电子邮件已成为企业和个人之间交流的重要工具，并辅以即时通讯工具和视频会议，代替传真和电话成为企业主要的通讯方式。

现在我们有一个明显的感受，每天收发的电子邮件越来越多，一上班都要花很多的时间来阅读和回复邮件。但其实很多邮件跟你没多大关系，也有一些邮件因为没写标题或者其它原因被当成垃圾邮件过滤或删除，邮件也因此成为一种负担。

你在对外撰写邮件时，往往容易忽视一些细节，这样会让对方觉得你不够专业或者缺乏尊重。推己及人，除了要让收件人注意并看懂你的邮件，更重要的是要节约收件人的时间，提高沟通效率，这些都涉及到电子邮件使用方面需要注意的一些礼仪。为此，我按照发送电子邮件的步骤，罗列一些职场中需要注意的邮件礼仪。

1、 关于收件人

1) 收件人如果有多个人，要按收件人的职务级别从高到低；

2) 正确使用“主送”、“抄送”、“密送”：很多人会把所有收件人全部列到主送即收件人这一栏，但一封专业的工作邮件至少要根据与邮件内容的相关程度来区分主送还是抄送，那么如何区分：

① 主送：即主要收件人，指的是要阅读这封邮件并对邮件所提及的主要问题予以回复和响应的人；

② 抄送：也即我们平时所说的CC，CC的对象一般是相关上级主管、领导或其他需要知会的人，CC的对象没有义务对邮件予以响应，如果CC的人有建议，可以回复邮件；

③ 密送：这个用得比较少，甚至有很多人注意到有这个功能，至于什么情况下才用到密送，先看下密送的功能就大概清楚：只有发送邮件的人知道密送给了谁，邮件接收者和抄送者都不知道，但是接收密送的人知道是谁给他发的这封邮件，以及这份邮件本来发给了谁，并抄送给了谁，但不知道这封邮件同时又密送给了谁；

3) 当然最重要的一点，确认每个收件人和抄送对象都是邮件的相关人，不要有意或无意的制造垃圾邮件给对方。

2、 关于邮件主题

邮件主题很重要，花点时间想想邮件主题要写什么是很有必要的！

1) 邮件内容不管有多简短，都不要把标题留空，不写邮件标题是对收件人一种不尊重的行为；

2) 不要把标题当成正文来写，经常会收到只有邮件标题的邮件，因为发件人要说的话全部写到标题里面了，结果Outlook邮件列表标题栏出现了“…”符号，无法完整显示完标题。所以，邮件标题一定要简短！只有标题的邮件或者一句话邮件，用即时通讯显然比较合适；

3) 标题要尽量总结正文内容并表示重要性，比如“关于XXXX的请示”，让收件人看标题就大概知道你要说什么内容，这有利于日后的邮件分类和查找。当然不要使用含义不清的标题，比如只有“黄先生收”这四个字。可以适当使用大写字母或特殊字符(如“！”等)来突出标题，引起收件人注意，不要随随便便就用“紧急”“特急”之类的字眼；

4) 如果收件人诸如政府、协会之类的一些对公机构，考虑到对方会收到很多不同公司的邮件，应在标题后面直接注明发件人公司，比如“XX活动报名表--（所在公司名称）”，以方便对方区分；

5) 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要让标题出现一大串“RERE”字符。RE太多，同一个问题盖了很高的楼，说明交流已经不畅，倒不如一通电话或即时通讯来得高效！同时也要注意区别回复和全部回复，如果只需发件人知道，用回复，需要发表结论性的答复，才需要全部回复。不用对所有人不停的RE，特别是上司，应首先跟发件人单独沟通，有结论了再知会大家。

3、 关于正文

1) 邮件的开头要礼貌并恰当地称呼主要收件人，如果知道对方的职务，应按职务尊称对方，比如“X总”、“X经理”，如果不清楚职务，则应按“x先生”、“x小姐”来称呼，这样做的另一个作用也可以明确提醒某收件人，此邮件是面向他的；在多个收件人的情况下可以称呼大家或者ALL。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，更不要还没认识的情况下就用“Dear xxx”称呼对方。

2) 邮件正文要简明扼要，句子通顺，建议使用拼音检查，可避免错别字，如果是英文邮件，最好把拼写检查功能打开。

3) 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行明确说明。多用“请、谢谢、您”之类的语句和称呼，以示尊重；

4) 一次邮件把所要表达的意思全部说清楚，特别是发给领导和上级部门的邮件，不要过后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件。

5) 适当用加粗和颜色字体标识重要信息，提醒收件人注意，但不要太频繁，否则提示效果会大大降低。对于一些介绍或讨论性质的邮件，适当插入图片或表格，可以辅助阐述，将意思表述得更加清晰和清楚。

6) 每封邮件加上签名是很有必要的，签名可以事先编辑并保存，需要的时候再插入到邮件正文结尾处，这样对方可以清楚的知道发件人信息。签名信息可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址、公司网址等信息。并可在签名末尾引用公司的愿景、宣传口号等作为签名的一部分，或者是你的座名铭。并设置多个签名档，分别应用于对内、对私、对公等不同群体的邮件往来。

4、 关于附件

1) 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人，比如“具体请查看附件！！”。

2) 附件文件名应按有意义的名字命名，不要出现诸如“1.xls、文件.doc”等类似无法说明附件用途的文件名。

3) 附件数目较多时应打包压缩成一个文件，并在邮件正文处简要说明每个附件文件的用途。并注意附件的大小，尽量避免附件过大造成发送失败。

5、 语言选择

1) 如果收件人中有外籍人士，应使用英文邮件交流，这点好理解，但如果收件人是其他国家和地区的华人，也应尽量采用英文交流，为什么？因为由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在对方的电脑打开时，很有可能显示成为乱码。

2) 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件，如果对方与你的邮件往来是中文，那么也请用中文邮件回复。

3) 选择大方并且便于阅读的商务字体，中文建议用微软雅黑或宋体，英文建议用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字。经过研究证明，这是最适合在线阅读的字号和字体。

本文到此结束，希望对大家有所帮助呢。