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受控文件是什么意思(公司受控文件是什么意思)

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发布时间：2016-12-08加入收藏来源：互联网点击：

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受控文件是否就是保密文件？

这是质量管理体系相关的概念。“受控文件”是指在体系文件中明确规定并列入“受控文件清单”的各种文件。一般有：体系文件，适用的法律、标准，作业规程，规章制度等等。对文件形式无要求，印刷品、图纸、复印件、手写件、软盘、胶片等等均可。加不加盖“受控”章，视程序文件中的规定。“受控”的意思可理解为：从文件的策划、编制、审批开始一直到作废、销毁都是按规定的程序（过程）处于可控之中。

受控文件是什么意思？

受控文件指按照发放范围登记、分发或独立存档管控，并能保证收回的文件。它主要是由文控中心和认证办共同管控。

这是一种标准性、责任制的文件，必要修改时需要进行申请，并登记ECN文件，审核批准，同时ECN也必须受控。文件封面一般加盖受控图章。受控文件是“非受控文件”的对称，凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件，也就是说凡是存在修改和换版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。

受控文件可以复制阅读参考，但复制的文件不生效。许多公司还将受控文件拍成照片，上传到内部局域网，以供有需要或争议时直接在网络上查看，这样可以避免原件的丢失和损坏。

一般来说这些文件是长期使用并始终处于修改和换版状态的文件，如：成本手册、程序文件、各种规章制度、定额、标准成本、预算等。受控文件作废时，应从所有使用场合及时收回，以防止其误用。

受控文件或资料丢失后，一般要重新填写《文件备案发放申请表》，并写明原因，报有关部门审批备案。文控中心在补发文件时，在《文件备案发放申请表》上取消遗失文件的受控号，编新的受控号，并通知相关部门，声明作废，防止误用。

一般情况下，受控文件是不可以带出工作场所（或规定的场所）的。并且，所有的受控文件应该妥善保存。将受控文件丢失，就是违反了公司的规章制度，应该按内部相关制度对你进行处罚。至于处罚标准，由公司相关管理制度而定。

对于重要的文件当然要有备份，比如说正本放在档案室里，一旦副本丢失可以马上补回来。如果文件有保密性质，那每次使用只能是其中一部分文件，另外要加强责任制，两个人中必须有一个人对其负责或者每天用完必须交回。

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